Heldere handel

'ExxonMobil verwacht van al zijn medewerkers strikte naleving van de mededingingsregels en besteedt daar dus veel tijd en aandacht aan', zegt Peter Huisman, directeur juridische zaken van ExxonMobil Benelux. 'Dat doen we onder meer door onze medewerkers heldere gedragsregels mee te geven.'

TEKST: ROB VISSERS | FOTO'S: EXXONMOBIL

Het was opmerkelijk genoeg Rockefellers Standard Oil Trust, de voorganger van ExxonMobil, dat als een van de eerste bedrijven de gevolgen ondervond van het mededingingsrecht. In 1911 verplichtte de Amerikaanse overheid de oliemagnaat zijn onderneming op te splitsen in verschillende bedrijven, omdat zijn machtspositie te groot dreigde te worden. Bijna honderd jaar na de opsplitsing van Rockefellers imperium zijn twee belangrijke erfgenamen, Exxon en Mobil, weer herenigd. De antitrustwetgeving of het mededingingsrecht is bij ExxonMobil nog altijd zeer actueel.

Dawn raid | ExxonMobil doet al het mogelijke om de mededingingsregels na te leven, die in 2004 zijn aangescherpt. Als het vermoeden bestaat dat een onderneming de wet heeft overtreden, hebben de nationale mededingingsautoriteiten voortaan meer bevoegdheden om een onderzoek in te stellen. Verschillende ondernemingen van ExxonMobil zijn al eens bezocht door een inspectieteam bij een dawn raid, een onaangekondigde controle.
De inspecteurs van deze teams mogen onder andere kopieën maken van computerbestanden, vragen stellen aan de medewerkers en kantoren verzegelen. Iedere onderneming is verplicht direct tijd vrij te maken voor het onderzoeksteam en volledige medewerking te verlenen. Het onderzoek kan ook bij individuele medewerkers thuis plaatsvinden, mits er concrete aanwijzingen zijn dat er bepaalde documenten liggen. Als het om een nationale aangelegenheid gaat, wordt het onderzoek verricht door de nationale mededingingsautoriteit. Bij grensoverschrijdende zaken verschijnen vertegenwoordigers van de Europese Commissie ter plaatse. De boetes kunnen oplopen tot tien procent van de omzet. 'Dat wil je dus kost wat kost voorkomen', aldus Peter Huisman. 'En dan hebben we het nog niet eens over de imagoschade die je hiermee op kunt lopen.'

Peter Huisman (directeur juridische zaken)
<Mededingingsregels léven in onze organisatie. En daar mogen we best trots op zijn.>

Gedragsregels | Het mededingingsrecht kent grofweg drie soorten verboden. Allereerst is er het verbod op misbruik van de economische machtspositie. Daarnaast geldt een fusieverbod indien de te fuseren ondernemingen samen te veel macht krijgen. Ten slotte zijn afspraken tussen concurrenten onderling of tussen leverancier en afnemer die concurrentie beperken of uitsluiten, verboden. 'Iedere medewerker moet erop bedacht zijn dat hij op ieder moment in een situatie kan komen waarin hij het mededingingsrecht overtreedt, ook onbewust', vertelt Peter Huisman. 'Om ervoor te zorgen dat het voor onze medewerkers duidelijk is hoe ze moeten handelen, heeft de afdeling juridische zaken heldere richtlijnen opgesteld, die deel uitmaken van ons zogenaamde complianceprogramma. Je hoeft geen mededingingsspecialist te zijn om deze richtlijnen te begrijpen. Het gaat erom dat de mensen bewust zijn van de mededingingsregels.In de praktijk betekent dit dat medewerkers met concurrenten niet spreken over bijvoorbeeld prijzen, kortingen, klanten of marktaandelen. Gebeurt dat wel, dan maakt hij bezwaar of breekt het gesprek af en meldt het incident vervolgens aan onze afdeling, die het voorval documenteert en verdere maatregelen neemt als het nodig is.'

Beroepsorganisaties | De afdeling juridische zaken beoordeelt ook of het lidmaatschap van bepaalde beroepsorganisaties juridisch wenselijk is. Peter Huisman legt uit waarom: 'Een lidmaatschap brengt zekere risico's met zich mee. Daarom onderzoeken we allereerst of de betreffende beroepsorganisatie objectief is bij de keuze van haar leden, of dat er sprake is van discriminatie. Daarnaast is een van de voorwaarden voor toetreding tot een organisatie dat agenda's en notulen worden bijgehouden en zorgvuldig worden gecontroleerd. Als een beroepsorganisatie vroeger een boete kreeg vanwege overtreding van de mededingingsregels, dan hoefden de leden die niet te betalen als daarvoor onvoldoende geld in kas was. Tegenwoordig mogen de autoriteiten de boete innen bij de leden, tenzij zij hun onschuld kunnen bewijzen.'

Communicatie | Zijn er dan nog onderwerpen waarover de mensen wel met concurrenten en leveranciers mogen praten? 'Medewerkers kunnen het gerust hebben over milieu, veiligheid en dergelijke zaken', antwoordt Peter Huisman. 'Zolang zij maar zorgvuldig zijn in de communicatie. Dát is waarvan we de mensen bewust willen maken. Het gaat erom hoe een ander je woorden kan interpreteren. Daarom hameren we erop dat de communicatie éénduidig moet zijn en niet voor meerdere uitleg vatbaar mag zijn. Het is de bedoeling dat een medewerker weet hoe hij correct moet handelen, zowel bij interne als bij externe communicatie.'

Alertheid | Aan het eind van ieder jaar ondertekent iedere ExxonMobil-medewerker een compliance-overeenkomst, waarin hij aangeeft de mededingingsregels te kennen en ernaar te handelen. Ook als iemand in dienst treedt komen de richtlijnen ter sprake en wordt deze overeenkomst getekend. Daarnaast geeft de afdeling juridische zaken jaarlijks presentaties over de regels die gelden bij contact tussen leverancier en afnemer en overleg met concurrenten. 'Mededingingsregels léven in onze organisatie. En daar mogen we best trots op zijn. Maar we moeten alert blijven, juist in de alledaagse contacten', sluit Peter Huisman af.