Eerlijk zakendoen

Eens in de vier jaar komen in het kader van de zo genoemde Business Practices Reviews Exxon- Mobil-medewerkers wereldwijd bij elkaar om (opnieuw) kennis te nemen van de beleidsbeginselen die het bedrijf hanteert. Van iedereen wordt verwacht dat ze deze beleidslijnen toepassen in hun werk. Cis Mathijssen, Manager Controls Advisory binnen de Benelux, kan het niet duidelijk genoeg zeggen: 'De manier waarop het resultaat tot stand komt, is even belangrijk als het resultaat zelf.'

TEKST JOKE HENSEN FOTO'S EXXONMOBIL

Ook de vijfduizend medewerkers in de Benelux ontkwamen er niet aan. Tijdens drieënhalf uur durende sessies werden acht van de zestien beleidslijnen uitgelicht en besproken. Aan elk thema ging een filmpje vooraf waarin voorbeelden werden getoond van gewenst of ongewenst gedrag. 'Elke vier jaar kiezen we er een paar uit die de aandacht krijgen. Niet dat de andere beleidslijnen van minder belang zijn, maar je kunt nu eenmaal niet alles tegelijk. Bovendien blijft er dan ruimte over voor het tweede doel van de bijeenkomsten, namelijk gelegenheid geven vragen te stellen, onduidelijkheden weg te nemen en te reageren op voorbeelden uit de eigen praktijk van de medewerkers.'

De grote investering van ExxonMobil in deze beleidssessies zegt veel over de waarde die het bedrijf hecht aan ethisch verantwoord zakendoen. De belangen zijn dan ook enorm. 'Je hoeft de krant maar open te doen om te lezen over boekhoudschandalen. Over bedrijfsaansprakelijkheid bij ongevallen en over omkoopschandalen. We willen absoluut voorkomen dat ons dat ook overkomt. Bovendien hebben we een reputatie hoog te houden. Aan de basis van het succes van ExxonMobil staat een cultuur van integriteit en eerlijk zakendoen. Die cultuur kun je alleen maar vasthouden door er voortdurend op te blijven hameren en de regels strikt toe te passen.'

<Aan de basis van het succes van ExxonMobil staat een cultuur van integriteit en eerlijk zakendoen>

Wetten en regels | Beleidsregel nummer één: wij houden ons aan de wet en aan de regels die gelden binnen het bedrijf. Mathijssen: 'Van alle zestien beleidsregels is deze wel de belangrijkste. Hiermee wordt het raamwerk aangegeven waarbinnen ExxonMobil waar ook ter wereld opereert. Wat we hiermee willen zeggen is dat we op geen enkele wijze toestaan dat mensen binnen ExxonMobil regels en wetten overtreden. Maar ook dat we dat verwachten van derden - leveranciers, samenwerkingspartners en zelfs regeringen van landen waar we operationeel zijn.'

De inleider: bestuursvoorzitter Rex W. Tillerson.

Vandaar ook dat ExxonMobil op geen enkele manier wil meewerken aan verboden prijsafspraken. Het was daarom uiterst teleurstellend voor het bedrijf dat enkele Europese dochterondernemingen van ExxonMobil recent door de Europese Commissie zijn beboet voor een bedrag van in totaal 83,6 miljoen euro wegens deelname aan een kartel in de Europese paraffinewas- markt. ExxonMobil's betrokkenheid beperkte zich overigens – na de fusie tussen Exxon en Mobil in 1999 – tot één medewerker, die buiten medeweten van zijn management en ondanks gedegen en herhaalde anti-trust training in het geheim aan bijeenkomsten met concurrenten deelnam. Het zal duidelijk zijn dat ExxonMobil dergelijk gedrag niet tolereert. Het toont ook aan hoe belangrijk de Business Practices Reviews zijn. Want uiteindelijk zijn het de individuele medewerkers die de beleidsvoorschriften in de praktijk moeten brengen.

Belangenvermenging | Ook rondom belangenverstrengeling gelden bij ExxonMobil strikte regels. Voor de hand ligt het voorbeeld van een medewerker die een tweede functie aanvaardt bij een concurrerend bedrijf. Dat mag dus niet. En ook als een partner of een familielid bij een concurrerend bedrijf werkt, moet dat gemeld worden. 'We willen al die zaken kennen waarbij medewerkers in een conflictsituatie terecht kúnnen komen. Daarom moet elke mogelijke belangenvermenging gerapporteerd worden. Jaarlijks krijgen we binnen de Benelux zo'n honderd meldingen. In ongeveer vijf procent van de gevallen zien we inderdaad risico's en worden maatregelen genomen. Dan krijgt de medewerker in kwestie bijvoorbeeld een andere functie aangeboden waarin hij niet over concurrentiegevoelige informatie beschikt.' Ook voor bestuursfuncties geldt een meldplicht. Voor een bestuursfunctie bij een winstgevende onderneming moet een lange weg worden afgelegd voordat toestemming wordt verkregen. Daarentegen wordt het aanvaarden van een bestuursfunctie bij een maatschappelijke organisatie zelfs aangemoedigd. Hoewel ook dit gemeld moet worden bij de directe supervisor. Die beoordeelt of dit bestuurswerk niet ten koste gaat van de werkzaamheden in het bedrijf.

Centraal in de business practices reviews staat een reeks nagespeelde
scènes met voorbeelden van gewenst en ongewenst gedrag

Van cadeaus tot steekpenningen | Een leverancier die rond de kerst een goede relatie met een medewerker van ExxonMobil wil bevestigen met een fraai geschenk, moet daarbij de waarde goed in het oog houden. Want volgens de beleidslijn 'Giften en onthaal' mogen medewerkers geen geschenken aanvaarden die van een hogere waarde zijn dan vijftig dollar (35 euro). Voor duurdere geschenken moet goedkeuring worden verleend. Een fles wijn mag dus wel, hoewel de kans groot is dat ook die de voordeur niet binnenkomt, lacht Mathijssen. 'Want dan lopen we aan tegen onze alcohol- en drugs policy. Die vertelt dat alcohol binnen het bedrijf uit den boze is. Zelfs tijdens kerstlunches, afscheidsrecepties of bij gastenontvangst wordt geen druppel alcohol geschonken. Op al onze kantoren geldt precies hetzelfde.'

Andersom mogen ExxonMobil-medewerkers ook geen dure cadeaus weggeven. Maar hoe zit het dan met landen waarin het geven van steekpenningen tot de normaalste zaak van de wereld behoort? 'Deze vraag maakt nog eens duidelijk dat onze beleidslijnen niet alleen een intern doel dienen. Al onze zakenpartners, inclusief hun regeringen, maken wij ermee duidelijk wat onze handelwijze is. Ze weten daardoor dat ze bij ons niet verder komen met het vragen of aanbieden van steekpenningen. Steekpenningen zijn zonder meer verboden. Als blijkt dat er met een land geen eerlijke zaken meer te doen valt, trekken we ons terug. Zimbabwe is daar een voorbeeld van.'

Open klimaat | De filmpjes die tijdens de beleidssessies getoond worden, zijn klip en klaar: wie zich niet houdt aan de regels hangt een sanctie boven het hoofd. Maar liever laten we het zo ver niet komen. Daarom streeft ExxonMobil naar een open klimaat waarin zaken die de verkeerde kant op dreigen te gaan meteen worden gemeld. De boodschap is dan ook vooral: praat erover! En lukt het niet met de supervisor, zoek het dan hogerop. 'Kwesties die zo boven tafel komen, worden besproken binnen het Business Practices Comité. Dit comité pluist de zaak uit, luistert naar de betrokkenen, roept getuigen op. Blijkt er inderdaad sprake te zijn van gedrag dat indruist tegen de basisbeleidslijnen, dan volgen maatregelen. Het moet iedereen duidelijk zijn dat onze beleidslijnen geen papieren tijger zijn, maar richting geven aan onze manier van maatschappelijk verantwoord ondernemen.'