Business honnête

Tous les quatre ans, des collaborateurs d'ExxonMobil des quatre coins de la planète se retrouvent dans le cadre des Business Practices Reviews pour (re)prendre connaissance des principes de gestion de la société. Il s'agit pour chacun d'eux d'intégrer ces lignes de conduites dans leur travail. Cis Mathijssen, Manager Controls Advisory pour le Benelux, ne peut le dire de façon plus explicite: "Les moyens utilisés pour atteindre nos résultats sont aussi importants que les résultats eux-mêmes."

TEXTE JOKE HENSEN PHOTOS EXXONMOBIL

Les cinq mille collaborateurs du Benelux n'échappent pas à la règle. Au cours de ces sessions de trois heures et demie, huit principes de gestion (sur seize) ont été présentés et commentés. Chaque thème était précédé d'un court-métrage illustrant les exemples de comportements souhaités ou indésirables. "Chaque année nous procédons à une sélection. Non pas que les autres principes de gestion soient moins importants. Mais qui trop embrasse mal étreint. Par ailleurs, cette approche offre plus de latitude pour la seconde partie des rencontres, donner l'occasion de poser des questions et de donner des éclaircissements, de réagir à des expériences concrètes des collaborateurs."

L'investissement considérable d'ExxonMobil dans ces réunions concernant la politique d'entreprise témoigne de l'importance que la société accorde à la responsabilité éthique dans le cadre des affaires. Les intérêts sont d'ailleurs gigantesques. "Les journaux sont truffés d'articles concernant des scandales financiers, des sociétés condamnées à de lourdes amendes pour avoir enfreint les lois anti-trust, la responsabilité des entreprises en cas d'accident ou encore, les scandales liés à la corruption. Nous voulons à tout prix éviter de tomber dans ces pièges. En outre, nous avons une réputation à défendre. La base du succès d'ExxonMobil réside dans une culture de l'intégrité et une approche résolument honnête dans les affaires. Cet objectif n'est réalisable qu'au prix d'un rappel constant et d'une stricte application des règles."

Lois et règles | Règle numéro un: nous respectons la loi et les règles internes de l'entreprise. Cis Mathijssen: "Des seize directives de base, celle–ci est la plus importante. Elle représente le canevas opérationnel d'ExxonMobil, où que ce soit dans le monde. Cela signifie que nous ne tolérons de la part de nos collaborateurs aucune infraction à ces lois et règles. Nous avons des attentes identiques à l'égard des tiers, qu'ils soient fournisseurs, partenaires et même gouvernements des pays dans lesquels nous sommes actifs."

L'instigateur, le président-directeur Rex W. Tillerson.

C'est la raison pour laquelle ExxonMobil refuse catégoriquement de collaborer à des accords tarifaires interdits. Notre société a été particulièrement déçue en apprenant que plusieurs filiales européennes d'ExxonMobil furent récemment condamnées par la Commission européenne à des amendes pour un montant total de 83,6 millions d'euros pour avoir pris part à un cartel sur le marché européen de la cire de paraffine. Dans ce dossier, l'implication d'ExxonMobil s'est cependant limitée, après la fusion en 1999 entre Exxon et Mobil, à un seul collaborateur ayant participé en secret à des réunions avec la concurrence et ce, à l'insu de sa direction et malgré les formations anti-trust régulières. Cet exemple illustre clairement l'absence de tolérance d'ExxonMobil face à ce type d'agissement. Il reflète également l'importance des Business Practices Reviews fondées sur le principe que les directives stratégiques sont in fine implémentées par chaque collaborateur en particulier.

Conflit d'intérêts | ExxonMobil impose également des règles strictes en matière de conflit d'intérêts. Il semble logique qu'un collaborateur ne puisse pas accepter un second poste dans une société concurrente. Mais nous exigeons également que toute collaboration d'un partenaire ou d'un membre de sa famille avec une société concurrente soit signalée. "Nous voulons être informés sur toutes les situations potentielles de conflit d'intérêts dans le chef de nos collaborateurs. D'où l'obligation de les rapporter. Ainsi, chaque année, nous enregistrons une centaine de déclarations pour le Benelux. Dans cinq pour cent des cas environ, nous décelons des risques et nous prenons les mesures qui s'imposent. Dans ce cas, l'on propose par exemple au collaborateur concerné une autre fonction dans laquelle il ne disposera pas d'informations susceptibles d'intéresser la concurrence." Les fonctions d'administrateur font également l'objet d'une déclaration obligatoire. Ainsi, il faut parcourir un long chemin avant d'obtenir l'autorisation d'accéder à un poste d'administrateur dans une entreprise à but lucratif. En revanche, l'accès à une fonction d'administrateur dans une organisation à caractère social est encouragé, mais ne soustrait pas la personne de l'obligation de le mentionner à son superviseur direct. Celui-ci jugera si ce mandat d'administrateur n'est pas en contradiction avec les activités de la société. »

Un des éléments principaux des Business Practices Reviews sont une série de représentations de scènes avec des exemples d'attitude désirée et indésirée.

Cadeaux ou pots-de-vin? | Un fournisseur qui souhaite marquer le coup en offrant à un collaborateur d'ExxonMobil un beau cadeau de Noël devra se limiter à un certain montant. En effet, la directive "dons et libéralités" permet aux collaborateurs d'accepter des cadeaux d'une valeur maximale de cinquante dollars (35 euros). Au-delà de cette valeur, ils sont soumis à une autorisation. "Pas de problème pour une bouteille de vin, quoiqu'il y ait peu de chance qu'elle passe la porte de nos bureaux", précise Cis Mathijssen le sourire aux lèvres. "Car dans ce cas, on tombe sous la directive "alcools et drogues" qui prohibe l'alcool au sein de l'entreprise. Et cette règle vaut pour les dîners de Noël, fêtes de départ ou visites d'hôtes: pas une goutte d'alcool n'y est servie. Tous nos bureaux sont logés à la même enseigne."

De même, les collaborateurs d'ExxonMobil n'ont pas le droit de faire des cadeaux de valeur. Qu'en est-il des pays où l'usage de pots-de-vin est devenu la norme? "Cette question rappelle une fois encore que la portée de nos directives dépasse le cadre interne de notre société. Nous adressons une communication claire à l'ensemble de nos partenaires commerciaux, gouvernements compris, sur notre pratique commerciale. Ainsi ils sont prévenus qu'il est inutile de traiter au moyen de pots-de-vin, dans un sens comme dans l'autre. Les pots-de-vin sont tout simplement interdits. S'il apparaît qu'il n'est plus possible de faire des affaires honnêtement avec l'un ou l'autre pays, nous nous retirons. Ce fut le cas au Zimbabwe."

Transparence | Les courts-métrages diffusés au cours des séances sur la politique d'entreprise sont clairs: toute personne qui ne respecte pas les règles risque une sanction. Nous mettons tout en oeuvre pour ne pas en arriver là. C'est la raison pour laquelle ExxonMobil prône la transparence en signalant les dossiers qui risquent de prendre une mauvaise tournure. Le message est avant tout: parlez-en! Si ça ne fonctionne pas avec votre superviseur, allez voir plus haut. "Les thèmes qui arrivent ainsi sur la table sont discutés au sein du Business Practices Comité qui décortique l'affaire, écoute les personnes concernées et convoque des témoins. S'il est question d'un agissement enfreignant les fondements de la politique de l'entreprise, des mesures sont prises. Il faut que tout le monde sache que notre politique n'est pas un tigre de papier, mais le fil rouge d'une entreprise qui assume sa responsabilité sociale."